Process Mining Cockpit

Process Mining – Prozesse im Griff?

Der Begriff Process Mining

Process Mining (oder auch Workflow Mining, Control Flow Mining) hat seinen Ursprung im sogenannten Data Mining. Nach geläufiger Definition beschreibt Data Mining „die Extraktion implizit vorhandenen, nicht trivialen und nützlichen Wissens aus großen, dynamischen, relativ komplex strukturierten Datenbeständen. […]“ (N. Bissantz; J. Hagedorn: Data Mining (Datenmustererkennung) , In: Wirtschaftsinformatik Volume 35 (1993), S. 481). Vereinfacht ausgedrückt, versteht man darunter die systematische Anwendung statistischer Methoden auf große Datenmengen, um maschinengestützt neue Erkenntnisse aus diesen Daten zu gewinnen.

Process Mining im Speziellen zielt hierbei auf das Prozesswissen ab. Aus vorhandenen, in IT-Systemen erzeugten Verlaufsdaten sollen Prozessabläufe beschrieben und ausgewertet werden können.

Verschiedene Blickwinkel

Je nach Auswertungsziel müssen verschiedenen Blickwinkel auf die Prozessdaten möglich sein. Interessiert man sich für die Abläufe, Reihenfolgen, Durchlaufzeiten von Prozessschritt zu Prozessschritt usw. bedient man sich der Prozesssicht. Ziel ist es hier, alle Prozesspfade anschaulich und transparent darzustellen.

Interessiert man sich für die Prozessbeteiligten, rückt die Organisationssicht in den Vordergrund. Ziel ist hierbei festzustellen, welche Akteure innerhalb eines Prozesses interagieren.

Hinzu kommt noch die sogenannte Fallsicht (eng. Cases), die den Fokus auf eine genaue Prozessausprägung in einem bestimmten Fall bzw. einer bestimmten Situation legt. Hier geht es dann beispielsweise um dezidierte Produkte, Lieferanten oder Stückzahlen innerhalb eines Prozesses und darum, in welchen Konstellationen sich das positiv oder negativ auf den Verlauf auswirkt.

Anwendungsszenario

Process Mining ProzessdiagrammEin Unternehmen lebt von der Qualität seiner Prozesse – je höher der Wettbewerb, desto größer der Effizienzdruck. Häufig laufen Prozesse jedoch nicht planmäßig ab, gibt es „irgendwo“ Flaschenhälse.

Der naheliegendste Anwendungsfall von Process Mining liegt genau darin! Die Darstellung des Ablaufes verschiedener Prozesse (z.B. der Einkaufprozess) und seiner Varianten – und zwar so, wie sie tatsächlich ablaufen, basierend auf den Daten in dem verwendeten IT-System (z.B. SAP ERP). Keine Interviews, keine Beobachtungen oder Durchsicht von Prozessbeschreibungen. Einfach auf Knopfdruck und bei Bedarf in Echtzeit!

Die Darstellung erfolgt in Form von übersichtlichen Ablaufdiagrammen, von der häufigsten Variante bis hin zu Einzelfällen. Idealerweise werden gleich Performance Indikatoren auswertbar gemacht: Wie häufig laufen Prozesse in der geplanten Form ab? Wie lang dauert durchschnittlich oder maximal ein Prozess bzw. ein Teilprozess etc.? Darüber hinaus erkennt man in den Diagrammen sofort ungewünschte Prozessschleifen, Engpässe und unplanmäßige Start- oder Endpunkte.

Voraussetzungen

Die Auswertung in dieser Form funktioniert bei Prozessen, die IT-gestützt ablaufen, z.B. über ERP-Systeme. Diese IT-Systeme müssen die Ereignisse in entsprechenden Eventlogs mitspeichern – was in der Regel der Fall ist. Zur Auswertung des Prozesses werden also mindestens folgende Angaben benötigt

  • ein eindeutiger Kenner des zu betrachtende Geschäftsobjekts (z.B. ID des Einkaufsbelegs)
  • der Prozessschritt bzw. der Status dieses Geschäftsobjektes (z.B. „Beleg erstellt“)
  • der Zeitpunkt, zu dem dieser Status aktuell war

Jede weitere Information, wie z.B. bearbeitende Stelle, Produkthierarchien, Lieferanten, Kunden etc. kann die Prozessauswertungen noch genauer und aussagekräftiger machen.

In allen Branchen einsetzbar

Prozesse kommen branchenübergreifend vor. Process Mining ist nahezu überall einsetzbar, wo Prozesse IT-gestützt ablaufen: Im Einkauf, im Vertrieb, im Personalwesen, in der Produktion, im IT Services-Umfeld, in der Logistik, der Revision oder Buchhaltung sowie viele weitere mehr…

Was wir für Sie tun können

Wir visualisieren und analysieren Ihre tatsächlichen Prozesse, decken Schwachstellen und unerwünschte Prozessschleifen auf und unterstützen Sie beim Steigern von Durchlaufzeiten und der Prozesseffizienz. Gern führen wir in Ihrem Hause einen Proof of Concept durch und führen Ihnen die Möglichkeiten auf Basis Ihrer eigenen Daten durch. Bei Gefallen planen wir zusammen mit Ihnen die Einführung und den Betrieb, erstellen mit Ihnen die Auswertung und schulen Ihre Mitarbeiter.

Robert Wienroth v. Riehm

Controller mit Herz und Liebe zum Detail. Mag das Spiel mit Zahlen - vor allem mit intuitiven Tools und kurzen Wartezeiten.