Powerbi Logo 800x400

Power BI – Hands On!

Microsoft scheint in letzter Zeit vor Kraft nur so zu strotzen – Power Pivot, Power Query, Power Map, Power View. Und nicht zuletzt Power BI!

Wir selbst nutzen im Unternehmen Office 365 – und Power BI kann (zumindest mit eingeschränkten Funktionen) kostenlos hinzugebucht werden. Also beste Voraussetzungen, sich das Ganze mal anzusehen und die Möglichkeiten auszuloten!

Einstieg

Nachdem wir einige kostenlose Lizenzen im Office365-Admin-Portal erworben und unseren Office 365-User zugeordnet haben, erscheint im Menü oben links eine neue Kachel:

Einstieg in Power BI

Bester Einstieg in das Thema: Die direkt von Microsoft angebotene Guided Tour. Die Dokumentation ist ausgesprochen gelungen und übersichtlich. Einen Teil davon habe ich hier in meinem Artikel auch verwendet.

Was ist Power BI?

Vereinfacht gesagt ist Power BI eine Sammlung von Programmen, Apps und Konnektoren, die (Unternehmens-)daten aus verschiedenen Quellen zusammenbringen und ansprechend visualisieren kann.

Übersicht Power Pivot

Was benötigt man zum powern?

Power BI besteht aus

  • Power BI Desktop – einer Desktop-Version zur Erstellung und dem Publizieren von Datenmodellen, Berichten und Dashboards in den Power BI Service
  • Power BI Service – Der Online-Dienst zum Betrachten, Filtern, Drillen von zuvor publizierten Berichten
  • Power BI Mobile – Auch das darf natürlich heutzutage nicht mehr fehlen: Power BI-Berichte und Dashboards werden natürlich auch responsive auf Tabletts und/oder Handydisplays angezeigt

Daten abrufen – Google Analytics

Die Power BI Services bieten über die Schaltfläche „Daten abrufen“ und „Dienste“ schon sehr viele vorgefertigte Konnektoren mit Berichten und Dashboards, z.B. von Sales Force, Microsoft Dynamics und auch Google Analytics. Da wir letzteres für unsere Homepage im Einsatz haben: Dienst ausgewählt und Google-Login-Daten eingegeben. In Windeseile werden ein Dataset, Berichte und ein Dashboard mit den Google Analytics-Daten importiert und angezeigt. Vor lauter Begeisterung habe ich gleich mal das Dashboard mit den Kollegen geteilt – denen ich zuvor ebenfalls eine kostenlose Power BI zugewiesen habe.

Leider fand ich den „Berichte teilen“-Button nicht, ich konnte nur Dashboards teilen. Das ist wohl so von Microsoft gewollt. Um Berichte ebenfalls zu teilen, muss ein sogenanntes Inhaltspaket erstellt und unternehmensweit bereitgestellt werden. Um das dann jedoch wieder konsumieren zu können, reicht die kostenlose Variante leider nicht mehr aus und jeder Mitarbeiter benötigt die Power BI Pro-Lizenz (dazu komme ich später noch einmal).

Import eines Power Pivot-Modells

Weil ich mich ja aber als Power User (noch so ein Power!) verstehe, habe ich mir Power BI Desktop von den Microsoft-Seiten heruntergeladen und installiert. Einen großen Teil unseres internen Unternehmensreportings haben wir bisher pragmatisch in Excel mit Power Pivot abgebildet – und siehe da: Power BI Desktop erlaubt den Import eines bestehenden Power Pivot-Modells!

Power Pivot Modell importieren

Importiert werden Datenverbindungen und das Power Pivot-Modell. Das Aktualisieren der Daten funktioniert auf Anhieb – ich bin begeistert. Aber wo sind die Berichte? Leider nicht importiert. Schade, aber kein Beinbruch und sofort welche designed. Power BI Desktop stellt die wichtigsten Elemente dafür zur Verfügung: Tabellen, Charts in verschiedenen Ausprägungen, interaktive Karten etc. Diese kann man ähnlich wie in Excel über verschiedene Reiter verteilen und so übersichtliche Berichte erstellen. Und wem das nicht reicht, kann über die Custom Visuals viele von der Community bereitgestellte Visualisierungen herunterladen und nutzen (oder eigene bauen ;-).

Veröffentlichen in Power BI Service

Nachdem ich für einen ersten Eindruck ein paar Beispielberichte erstellt habe, wollte ich diese natürlich veröffentlichen. Power BI stellt dazu prominent einen „Veröffentlichen“-Button bereit. Auch dies funktioniert überraschend problemlos und sowohl Dataset als auch Berichte erscheinen auf Anhieb im eigenen Power BI Service in der Cloud.

Aktualisieren von Daten aus der lokalen Datenbank!?

Aber Moment mal! Das Ganze liegt ja nun im Internet. Wie soll denn von dort das Aktualisieren der Daten erfolgen? Die kommen doch aus einer bei uns installierten Datenbank? Jedes Mal in Power BI Desktop die Datei öffnen, Daten aktualisieren und wieder hochladen? Geht zwar, ist aber nicht praktikabel… Auch hieran an Microsoft gedacht: on-premises data gateway! Eines vorab: Um Datenmodelle mit einer solchen Gateway-Verbindung zu publizieren, benötigt man die Power BI Pro-Lizenz.

Einrichten einer Gateway-Verbindung

Ein Gateway fungiert als Brücke zum Datenaustausch zwischen lokal installierte Datenquellen und der Microsoft Cloud – das muss man wollen, oder eben auch nicht 😉

Das Gateway ist ein kleines Stück Software, was auf einem Rechner im lokalen Netzwerk installiert werden muss und anschließend mit den Office 365-Credentials in den Power BI Services bekannt gemacht wird. Auch das Data Gateway kann bei Microsoft herunterladen werden.

Data Gateway finden

Nach dem Start der Installation möchte dieser wissen, ob er als on-premises data gateway oder als Personal Gateway fungieren soll.

Gateway Installer

Ich habe mich für die empfohlene Variante entschieden, da ich es ja mit den Power BI Services nutzen möchte. In den nächsten Schritten vergibt man dem Gateway noch einen Namen, unter dem er später in den Power BI Services angezeigt wird, legt einen Recovery Key fest und hinterlegt noch seine Office 365-Anmeldedaten.

Anschließend erscheint das Gateway in den Power BI Services. Dazu oben in den Power BI Services auf das Zahnrad klicken, und „Gateway verwalten“ aufrufen. Dort sieht man auch, ob das Gateway online ist oder aus irgendeinem Grund nicht erreichbar ist.

Zudem kann man dort dem eben erstellen Gateway verschiedenste Datenquelle zuordnen. Auf die drei Punkte neben dem Gateway klicken und dann „Datenquelle hinzufügen“ auswählen. Es werden von Haus aus jede Menge Datenquellen unterstützt:

Datenquellen einstellen

Idealerweise fügt man die Datenquellen hinzu, die das Dataset benötigt, um sich seine Daten zu ziehen. Je nach Auswahl müssen dann die Anmeldedaten hinterlegt werden, mit denen sich das Gateway an der lokalen Datenquelle anmelden kann, bei einem Datenbankserver sind das z.B. Servername, User, Passwort und Datenbankname. Microsoft versichert, dass das Speichern und Übertragen sicher verschlüsselt geschieht.

Ob alles korrekt ist, kann man über „Alle Verbindungen testen“ prüfen.

Nun muss natürlich noch das Dataset mit dem Gateway verknüpft werden und eine zeitabhängige Aktualisierung eingerichtet werden. Dazu klickt man auf die drei Punkte neben dem zu ändernden Dataset und wählt „Zeitplanaktualisierung“. Unter Gateway-Verbindung wählt man die Option data gateway verwenden aus und hakt das entsprechende Gateway an. Idealerweise hat das Gateway den Status „Online“. Unter der Rubrik „Aktualisierung planen“ richtet man nun z.B. eine tägliche Aktualisierung ein.

Fazit

In unwahrscheinlich kurzer Zeit sind imposante Berichte möglich. Die Abfragesprache DAX, die auch schon bei Power Pivot zum Einsatz kommt, bietet mächtige Möglichkeiten. Ein bisschen zu kämpfen hatte ich mit dem Thema der Verteilung meiner Berichte. Schade, dass nur Dashboards so einfach zu teilen sind, Berichte nur über Inhaltspakete (mit der Einschränkung, dass nur Power BI Pro-Lizenzen berechtigt sind, diese zu abonnieren – aber irgendwie muss Microsoft ja auch noch Geld verdienen). Interne Datenquellen sind schnell angebunden, geplante Aktualisierungen ohne Probleme eingerichtet. Alles in allem, bietet das Paket umfangreiche Möglichkeiten, inkl. einfach zu verwaltender row level-Security – und das für 8,40 Euro pro User und Monat.

Am Ende wird es wie immer an Details liegen – eben die letzten 20%, die dann 80% des Aufwands ausmachen. Aber darum kümmern wir uns dann gern für Sie! 😉

Robert Wienroth v. Riehm

Controller mit Herz und Liebe zum Detail. Mag das Spiel mit Zahlen - vor allem mit intuitiven Tools und kurzen Wartezeiten.